Combien de mails envoyez-vous par jour ? 20 ? 50 ? 100 ??! Mais la vraie question c’est combien en recevez-vous chaque jour ?

En fonction de vos abonnements, des contacts qui vous écrivent, ou des SPAMS non désirables, le nombre de mails reçus au quotidien peut augmenter sensiblement. Dans un cas personnel ça peut être acceptable mais dès lors que cette contrainte s’applique au monde de l’entreprise, elle devient une vraie problématique.

La face cachée de l’email

En entreprise, on estime à 60 le nombre de mails reçus chaque jour pour un cadre et même jusqu’à 300 mails pour un dirigeant !!! Si l’on continue sur l’exemple du cadre et de ses 60 mails, on considère qu’à peine 20% de ces derniers sont considérés comme vraiment exploitables. Ce qui veut dire que plus de la moitié des mails sont une perte de temps pour le salarié qui prend la peine de les lire. Une perte de temps importante qui pourrait être remplacée par la production d’autres tâches.

Au delà du facteur temps, un autre est à prendre en compte, le facteur psychologique. On a longtemps pensé que l’email était un bon moyen de communication mais la réalité est autre. Il est bien plus compliqué d’échanger par mail qu’au téléphone ou face à face. Source d’incompréhension, le courriel est donc un facteur de stress supplémentaire. Il nuit aux relations humaines.

Comment mieux appréhender cette problématique ?

Il faut déjà reconsidérer le fait que les outils ne sont pas exploités de la même façon par tous les salariés ; notamment parce que les compétences varient en fonction de chacun et qu’elles sont plus ou moins limitées. Au responsable de s’interroger et d’identifier les problèmes qui peuvent être rencontrés.

Les usages aussi ont évolué, on n’écrit plus les mails comme on les écrivait il y a 10 ans. L’aspect formel s’est réduit au profit de la spontanéité du message.

La question à se poser c’est donc de savoir quand est-il pertinent d’utiliser le mail ou plutôt de ne pas utiliser le mail ?